Isikliku sõiduauto kasutamine ettevõtluses

Mis on isikliku sõiduauto kasutamine ettevõtluses?

Isikliku sõiduauto kasutamine tööalaselt on Eestis laialt levinud praktika. See tähendab, et töötaja kasutab oma eravalduses olevat sõidukit ettevõtte ärilisel eesmärgil – klientide külastamiseks, koosolekutele sõitmiseks, töölähetusteks või muudeks teenistusülesannete täitmiseks. Sellisel juhul on tööandjal õigus ja kohustus hüvitada töötajale tekkinud kulud.

Paljud Eesti ettevõtted eelistavad seda varianti oma sõidupargi omamisele. Põhjused on mitmekesised: väiksemad halduskulud, paindlikkus, pole vaja investeerida sõidukite soetamisse ega tegeleda nende hoolduse korraldamisega. Töötaja jaoks on see samuti mugav, sest ta saab kasutada oma tuttavat sõidukit ja saab õiglase hüvitise.

Oluline on mõista, et isikliku sõiduauto kasutamise kompensatsioon on maksuõiguslikult reguleeritud valdkond. Kui järgite Maksu- ja Tolliameti (MTA) poolt kehtestatud reegleid, on kompensatsioon töötajale maksuvaba. Kui aga reegleid eiratakse, võib kogu hüvitis muutuda maksustatavaks erisoodustuseks, mis toob kaasa lisanduvad kulud tööandjale.

Sõiduautode kategooriad

Sõidukite kategooriad on olulised eelkõige siis, kui räägime ettevõtte omandis oleva auto erakasutusest, kuid kategooriate tundmine aitab paremini mõista kogu sõiduautode kasutamise teemat maksustamise kontekstis.

M1 kategooria hõlmab tavalisi sõiduautosid, mille konstruktsioon võimaldab vedada kuni 8 reisijat lisaks juhile. See on kõige tavalisem sõiduauto kategooria Eestis – peamiselt linlikud sõiduautod, sedaanid, universaalid ja väiksemad maasturid.

M1G kategooria tähistab maastikusõidukeid ehk nn off-road sõidukeid. Need on 4×4 veoga autod, mis on konstrueeritud ka raskemateks teeolukordadeks. M1G kategooriasse kuuluvad näiteks Toyota Land Cruiser, Jeep Wrangler, Land Rover Defender ja muud võimsamad maasturid.

Kategooriate vahe omab tähtsust siis, kui ettevõte omandab sõiduki ja töötaja kasutab seda ka isiklikel eesmärkidel. Erisoodustuse maksustamise reeglid on M1 ja M1G kategooria puhul erinevad, sest MTA arvestab M1G-kategooria autode puhul madalama erisoodustuse määraga, tunnustades nende töökasutuse suuremat osakaalu.

Kaks kompensatsiooni meetodit

Isikliku sõiduauto kasutamise hüvitamiseks on Eestis kaks peamist meetodit, millest tööandja ja töötaja peavad valima ühe. Oluline on, et valitud meetodit kasutatakse järjepidevalt ega segata kahte lähenemist omavahel.

Kilomeetripõhine hüvitis on lihtne ja selge süsteem. Tööandja maksab töötajale iga tööalaselt läbitud kilomeetri eest kindlat tasu, mis ei ületa MTA poolt kehtestatud maksuvaba piirmäära. See piirmäär uueneb tavaliselt kord aastas ning arvestab kütuse- ja sõidukikulude keskmist taset.

Kilomeetripõhise meetodi eelised:

• Lihtne administreerimine – pole vaja koguda kviitungeid
• Töötajale maksuvaba sissetulek, kui jäädakse MTA piirmäära piiresse
• Ettearvatavad kulud tööandjale
• Vähem paberitööd raamatupidamisosakonnale

Meetod nõuab siiski [sõidupäeviku](/soidupaevik/) pidamist, kus registreeritakse iga tööalane sõit: kuupäev, marsruut, eesmärk, läbitud kilomeetrid. Ilma sõidupäevikuta võib MTA kogu kompensatsiooni ümber kvalifitseerida maksustatavaks erisoodustuseks.

Tegelike kulude hüvitamine on täpsem, kuid keerukam meetod. See tähendab, et töötaja kogub ja esitab kõik sõidukiga seotud kuludokumendid: kütuse ostud, hooldus, rehvivahetus, kindlustus, tehnilise ülevaatuse maksed. Seejärel arvutatakse välja, kui suur osa sõiduki kasutusest oli ärialane ja kui suur isiklik.

Tegelike kulude meetodi puhul:

• Tuleb säilitada kõik kviitungid ja arved
• Arvutada täpselt välja äri- ja erakasutuse proportsionaalne jaotus
• Sõidupäevik on samuti kohustuslik
• Hüvitis võib olla suurem kui kilomeetripõhise meetodi puhul, eriti kui sõiduk on kulukas või läbisõit suur
• Maksuvaba osa kehtib ainult õigustatud ärikulude ulatuses

Praktikas valivad enamik ettevõtteid kilomeetripõhise meetodi lihtsuse tõttu, samas kui tegelike kulude meetod sobib paremini juhtudel, kus sõiduki kasutusintensiivsus on väga suur või sõiduk on erilise otstarbega.

Kütuse kompensatsioon

Kütuse hüvitamine on üks sagedasemaid küsimusi isikliku sõiduauto kasutamisel. Oluline on mõista, et kütuse kompensatsiooni ei saa käsitleda eraldi, vaid see peab olema seotud valitud hüvitamise meetodiga.

Kilomeetripõhise meetodi puhul sisaldab MTA kehtestatud piirmäär juba kõiki sõidukulusid, sealhulgas kütust. See tähendab, et tööandja maksab töötajale ühe kilomeetri kohta kindla summa, mis katab nii kütuse, kulumise, hoolduse kui ka muud kulud. Eraldi kütusekulude eest kompensatsiooni maksta ei tohi, sest see tähendaks topelthüvitist. Kui tööandja maksab nii kilomeetripõhist tasu kui ka hüvitab eraldi kütuse, siis eraldi makstud kütusekulud muutuvad automaatselt maksustatavaks erisoodustuseks.

Tegelike kulude meetodi puhul on kütusekulu üks dokumenteeritav kulukomponent. Töötaja esitab kütuseostude kviitungid ning need arvestatakse koos teiste kuludega. Kompensatsioon arvutatakse proportsionaalselt ärikasutuse osakaalule. Näiteks kui töötaja sõitis aastas 20 000 kilomeetrit, millest 12 000 oli tööalane (60%), siis hüvitatakse 60% kõigist kuludest, sealhulgas kütusekulust.

Praktiline soovitus: valige üks meetod ja järgige seda järjepidevalt. Kui otsustate kilomeetripõhise meetodi kasuks, siis ärge nõudke töötajalt kütusekvitungeid. Kui eelistate tegelike kulude meetodit, siis pidage rangelt arvestust kõigi kuludokumentide üle.

Sõidupäevik

Sõidupäevik on kohustuslik dokument mõlema kompensatsioonimeetodi puhul. See on töötaja poolt peetav arvestus, kus registreeritakse iga tööalane sõit. Ilma korrektselt peetud sõidupäevikuta ei saa tööandja maksta töötajale maksuvaba hüvitist.

MTA nõuab sõidupäevikust järgmist informatsiooni:

• Iga sõidu kuupäev
• Alguspunkt ja sihtkoht (piisavalt täpselt, et kontrollida saaks)
• Sõidu äriline eesmärk
• Läbitud kilomeetrite arv
• Sõiduki registreerimisnumber ja mark/mudel
• Igakuine kokkuvõte: kogu läbisõit, tööalane läbisõit, erakasutuse läbisõit

Täpsema info sõidupäeviku nõuete ja pidamise kohta leiate meie eraldi artiklist [Sõidupäevik – nõuded ja vorm](/soidupaevik/).

Ettevõtte auto erasõitudeks (erisoodustus)

Kui ettevõte omandab sõiduki ja töötaja kasutab seda ka isiklikel eesmärkidel, tekib maksustatav erisoodustus. See on oluline eristada isikliku sõiduauto kasutamise kompensatsioonist – siin on tegemist vastupidise olukorraga: auto kuulub ettevõttele, kuid töötaja saab seda kasutada ka eraelus.

Erisoodustuse väärtus arvutatakse sõiduki soetamismaksumuse või turuväärtuse põhjal. Tööandja peab tasuma erisoodustuselt tulumaksu ja sotsiaalmaksu. Maksumäär ja arvutusmetoodika sõltuvad sõiduki kategooriast:

M1-kategooria sõidukite puhul on erisoodustusmaks kõrgem, sest MTA eeldab, et tavaliste sõiduautode puhul on erakasutuse osakaal suurem.

M1G-kategooria maasturite puhul rakendatakse madalamaid määrasid, tunnustades, et töökasutus (ehitus, põllumajandus, raskemad teeolude) võib olla intensiivsem.

Erisoodustuse maksustamisest saab vältida või vähendada, kui töötaja maksab ettevõttele tasu auto erakasutuse eest või kui sõidupäevik tõendab, et auto on kasutatud peaaegu eranditult tööalaselt. Praktikas on erisoodustusmaksu täielikult vältida keeruline, sest MTA eeldab, et kui töötajal on juurdepääs firmaautoile, siis mingil määral ta seda ka isiklikult kasutab.

Praktiline näide

Vaatleme konkreetset näidet, et mõista, kuidas kompensatsioon praktikas töötab.

Olukord: Müügijuht Kati kasutab oma isiklikku Škoda Octavia’t klientide külastamiseks. Tööalane läbisõit on keskmiselt 500 kilomeetrit kuus. MTA kehtestatud kilomeetripõhine piirmäär on 0,30 eurot/km (näite eesmärgil).

Kilomeetripõhine meetod:

• Kati esitab igakuise sõidupäeviku, kus on registreeritud 500 km tööalaseid sõite
• Tööandja maksab: 500 km × 0,30 €/km = 150 eurot
• Summa on Katile maksuvaba
• Ettevõte saab kanda kulu kuludesse ja deklareerida käibemaksu, kui on kütusekviitungid (kuid see pole kohustuslik)
• Kati ei pea esitama kütuse- ega muude kulude kviitungeid

Tegelike kulude meetod (alternatiiv):

Kati auto kuukulud:

• Kütus: 120 eurot
• Kindlustus (kuuosa): 40 eurot
• Hooldus ja remont (kuuosa): 30 eurot
• Kulum ja muud kulud (kuuosa): 20 eurot
• Kokku: 210 eurot kuus

Kati kogu läbisõit kuus on 1000 km, millest 500 km on tööalane. Tööalane kasutus: 50%.

Hüvitis = 210 € × 50% = 105 eurot

Selles näites oleks kilomeetripõhine meetod Katile soodsam (150 vs 105 eurot). Samas kui Kati tööalane läbisõit oleks suurem (näiteks 800 km 1000-st), siis tegelike kulude meetod võiks olla kasulikum.

Praktikas tasuks mõlemad meetodid läbi arvutada, enne kui valik tehakse. Samuti tuleb arvestada, et tegelike kulude meetod nõuab märksa rohkem dokumenteerimist ja aega.

Sagedased vead

Isikliku sõiduauto kasutamise hüvitamisel tehakse mitmeid tüüpilisi vigu, mis võivad kaasa tuua maksuriskid ja tarbetuid kulusid.

Topeltkompensatsioon: Kõige levinum viga on see, et tööandja maksab kilomeetripõhist hüvitist ja lisaks kompenseerib eraldi kütusekulud. MTA kvalifitseerib eraldi makstud kütusekulud sel juhul erisoodustuseks, mis toob kaasa maksukohustuse.

Sõidupäeviku puudumine või ebakorrektsus: Paljud töötajad ei pea sõidupäevikut või täidavad seda pinnapealselt. Puuduvad eesmärgid, marsruudid on ebamäärased (“kohtumine”, “klient”), kilomeetrid ümardatud. MTA auditi korral võib selline sõidupäevik osutuda ebapiisavaks tõendiks ja kogu kompensatsioon kvalifitseeritakse ümber maksustatavaks sissetulekuks.

Meetodite segamine: Mõned ettevõtted maksavad ühel kuul kilomeetripõhist hüvitist, teisel kuul hüvitavad tegelikke kulusid. See pole lubatud – valitud meetodit tuleb järgida järjepidevalt vähemalt maksustamisperioodi jooksul.

Piirmäära ületamine: Kui tööandja maksab kilomeetripõhist hüvitist, mis ületab MTA kehtestatud piirmäära, muutub üle piirmäära makstud osa automaatselt maksustatavaks erisoodustuseks. Näiteks kui MTA piir on 0,30 €/km, kuid tööandja maksab 0,40 €/km, siis 0,10 eurot iga kilomeetri kohta on erisoodustus.

Erakasutuse ja tööalase kasutuse segamine: Sõidupäevikusse kantakse vahel ka erasõidud, et “läbisõitu suurendada”. See on ohtlik, sest MTA kontrollib eesmärkide õigsust ja vastuolud toovad kaasa karistused.

Mitme sõiduki kasutamine ühes sõidupäevikus: Kui töötaja kasutab tööalaselt mitut oma autot (näiteks suvel universaali, talvel maasturit), tuleb igal sõidukil olla eraldi sõidupäevik või vähemalt selge eristus sama sõidupäeviku raames.

Vajate abi sõiduauto kulude hüvitamise küsimustes? Võtke meiega ühendust – meie kogenud raamatupidamismeeskond on valmis Teid aitama.