Mis on algdokument?
Algdokument on esmane tõendusdokument, mis kinnitab majandustehingu toimumist. See on raamatupidamise alus – iga kanne peab tuginema algdokumendile. Ilma korraliku algdokumendita ei saa tehingut raamatupidamises kajastada ega kulu maksusoodustusena maha arvata.
Raamatupidamise seadus nõuab, et iga majandustehingu kohta oleks olemas tõendav dokument. See tagab, et raamatupidamine kajastab ettevõtte tegelikku majanduslikku olukorda ning maksuhaldur saab kontrollida ettevõtte tehingute õigsust ja õiguspärasust.
Algdokumendi kohustuslikud andmed
Raamatupidamise seaduse § 7 sätestab, millised andmed peavad algdokumendil tingimata olema. Need nõuded tagavad, et dokument on kontrollitav ja usaldusväärne.
Kohustuslikud andmed algdokumendil:
- Nimetus – dokumendi liik (arve, tšekk, leping, akt jne)
- Number – järjestikune nummerdus, mis võimaldab dokumenti hiljem leida
- Kuupäev – tehingu toimumise kuupäev
- Tehinguosaliste nimed ja registrikoodid – kes tehingu sooritas ja kellele see oli suunatud
- Tehingu sisu kirjeldus – selge ja arusaadav kirjeldus sellest, mida müüdi, osutati või soetati
- Tehingu rahaline väärtus – summa või kogus koos ühikuhinnaga
- Vastutava isiku allkiri – dokumendi kinnitanud isiku allkiri või digitaalne kinnitus
Kui ükski nendest andmetest puudub, ei pruugi dokument sobida algdokumendiks ning maksuhaldur võib keelduda kulu mahaarvamisest.
Algdokumentide liigid
Ettevõtte igapäevases tegevuses tekib mitmesuguseid algdokumente. Kõige levinumad on:
- Ostuarve – tarnija väljastatud arve kaupade või teenuste eest
- Müügiarve – ettevõtte enda väljastatud arve kliendile
- Kassatšekk – ostutõend sularahamaksete puhul
- Maksekorralus – pangast saadud maksekorralduse koopia, mis kinnitab makse sooritamist
- Tööleping – dokument, mis kinnitab töösuhte algatamist ja tingimusi
- Aktid – üleandmis-vastuvõtmise aktid tööde või teenuste puhul
- Lepingud – kirjalikud kokkulepped osapoolte vahel
Samuti loetakse algdokumentideks palgaarvestuslehed, lähetuskorraldused, inventuuriaktid ja teised dokumendid, mis tõendavad tehingu toimumist.
Elektroonilised algdokumendid
Tänapäeval on üha enam algdokumente digitaalses vormis. Eesti õigus lubab kasutada elektroonilisi dokumente täisväärtuslike algdokumentidena, kui need vastavad teatud nõuetele.
Elektrooniline dokument peab olema:
- Loetav – inimesele ja süsteemidele arusaadav
- Säilitatav – võimalik säilitada pikka aega ilma infokadudeta
- Eksporditav – saab vajadusel välja trükkida või teisendada teise formaati
E-arved on Eestis üha populaarsemad. Ettevõtted saavad e-arveid saata ja vastu võtta läbi pangalingid või spetsiaalsete e-arve keskkondade. E-arve on samaväärne paberarvetega ja sisaldab kõiki algdokumendi kohustuslikke andmeid.
Säilitamine
Algdokumente tuleb säilitada seitse aastat alates arvestusperioodi lõpust. See tähendab, et mingi majandusaasta algdokumendid peavad olema säilitatud seitse aastat pärast selle aasta lõppu.
Säilitada võib nii füüsiliselt (paberdokumendid) kui ka digitaalselt. Digitaalse säilitamise korral tuleb tagada, et dokumendid on kaitstud juhusliku kadumise või hävimise eest.
Maksu- ja Tolliamet võib mis tahes hetkel auditeerimise käigus nõuda algdokumente esitamist. Kui dokumente ei suudeta esitada, võib see tuua kaasa tõsiseid tagajärgi – kulude mahaarvamisest keeldumine, makse juurdetasu ja karistused.
Mida juhtub puuduvate algdokumentide korral?
Kui ettevõte ei suuda algdokumenti esitada, ei saa ta vastavat kulu kuluks arvestada. See tähendab, et MTA liidab kulu tagasi tulule ja arvutab sellelt maksud juurde. Korralik raamatupidamine nõuab kõigi algdokumentide süstemaatilist säilitamist.
Lisaks maksudele tuleb tasuda intress ning võib määrata ka trahv, kui puudused on süsteemsed või tahtlikud. Korralik dokumentatsioon on seega mitte ainult seaduslik kohustus, vaid ka ettevõtte majandusliku julgeoleku alus.
Algdokumente kasutatakse ka materiaalse põhivara soetamise ja kajastamise tõendina – ilma korraliku soetustõendita ei saa põhivara raamatupidamisse võtta.
Vajate abi algdokumentide haldamise ja raamatupidamisega? Võtke meiega ühendust – tagame, et Teie ettevõtte dokumentatsioon vastab kõigile seaduslikele nõuetele.
